Manuales Administrativos
Los manuales administrativos son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa.
Los manuales administrativos se pueden realizar en un área de la empresa como la dirección de ingeniería de análisis, la dirección de organización y métodos, gerencia de simplificación o modernización administrativa, la dirección de calidad de la empresa, entre otras áreas.
Los manuales administrativos tienen como objetivo:
Sistematizar la información de la empresa: Las empresas cuentan con información acerca de cómo se formó, es decir, su historia; determina objetivos, pero en ocasiones no los tiene por escrito, opera con procedimientos establecidos, pero en muchos casos pasan por tradición oral de un empleado a otro, cuenta con información de los puestos que integran la empresa, pero no está documentada es por todo que es indispensable que una empresa ordene y sistematice su información y la plasme en manuales administrativos.
Informar: Informara a todos los miembros de la organización sobre diferentes aspectos de la empresa como su historia, evolución, su estructura orgánica, objetivos, políticas, sus procesos, entre otros.
Auxiliar en la inducción y capacitación del personal: Cuando un empleado ingresa a la empresa, parte importante de su buen desempeño dentro de ella es que la conozca y se familiarice, tanto con la empresa como con su puesto, cómo se creó la empresa, cuál es su misión, visión, filosofía, valores, objetivos, quién será su jefe, cuáles funciones va a llevar a cabo, entre otros datos.
Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa: El tener por escrito los procedimientos en manuales de procedimientos permite, en primer lugar, dar al personal en forma detallada cómo va a desarrollar sus funciones; con base en estos manuales, capacitar al personal, evaluar su desempeño e inclusive servir de base en la auditoría administrativa, con el objeto de evaluar la eficiencia y eficacia con que opera la empresa (esto ocurre cuando el auditor compara las funciones y actividades que debe llevar a cabo cada empleado de acuerdo con lo establecido en el manual de procedimientos), con la forma real de cómo efectúa sus actividades día a día. Esto permite al auditor detectar las desviaciones en que incurre el empleado conforme a lo establecido en los manuales administrativos.
Cubrir un requisito de certificación ISO: Una empresa que quiere certificado tiene que cubrir necesariamente el requisito de contar con los manuales administrativos, también llamados manuales de calidad.
Clasificación de los manuales.
Por su naturaleza:
Micro administrativos:
Son los que solo contienen información de una sola empresa o de una área de la empresa.
Macro Administrativos:
Utilizados en los corporativos donde se incluyen información de más de una empresa.
Meso Administrativos: Son las que incluyen una o más organizaciones de un solo sector.
Por su área de aplicación:
El origen de este tipo de manuales administrativos
parte de que las empresas pequeñas y medianas
cuentan, por lo general, con una estructura
organizacional pequeña, es decir, no tienen gran
cantidad de niveles jerárquicos ni de áreas y el
número de puestos con que cuentan son poco
especializados, por lo que el manual de organización
de esas empresas no es de gran magnitud, pero
debido al crecimiento y expansión de las empresas, el
número de puestos y áreas va en aumento, la
especialización de ambos hace más compleja la
utilización de un solo manual; por lo tanto, en vez de
contar con un solo manual para toda la empresa, se
elaboran por áreas y cada uno de éstos contiene
información de un área en específico de la empresa.
por su contenido:
La magnitud de la empresa y la naturaleza y complejidad de sus funciones servirán para determinar la especialidad y cantidad de los manuales. Tal vez una empresa pequeña puede contener su información en un manual de organización y un manual de procedimientos, pero, conforme la estructura de la empresa va creciendo y el número y naturaleza de sus funciones se va sofisticando, es necesario elaborar manuales especializados ya no sólo de organización ni procedimientos. Las empresas cuentan con manuales de diferentes tipos: manuales de bienvenida, de inducción, de calidad, de operaciones, de proveedores, de clientes, de objetivos, de políticas de formas, de diagramas de flujos, de puestos, de
firmas e inclusive de llaves.
Por su ámbito:
Manuales generales: son guías que dan a conocer instrucciones que le permite a la persona desenvolverse ante determinadas situaciones.
Manuales Específicos: Son aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización y específicos los que su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.
Conclusion
Utilizar los manuales administrativos contribuyen al crecimiento y desarrollo de una empresa ya que estos ayudan a la organización y coordinación entre los departamentos existentes para poder ofrecer un producto o servicio de manera más eficiente y evitar muchos problemas internos y externos.
Adjunto link de tipos y clasificación de manuales administrativos:
https://youtu.be/9aT1ZkV9Otc
TEMA 2: DIAGRAMAS DE FLUJO.
Los diagramas de flujo son una técnica que permite presentar gráficamente las operaciones y estructuras que se van a realizar, por medio de la representación de los pasos un proceso. Este puede ser un producto o un servicio, o bien una combinación de ambos.
SIMBOLOGIA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO:
TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO:
- Flujogramas de primer nivel o de dirección descendente.
- Flujograma de segundo nivel o detallado.
- Flujograma de ejecución o matriz.
Un flujograma de primer nivel muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los subpasos correspondientes.
Flujograma de segundo nivel o detallado: Indica los pasos o actividades de un proceso e incluye, por ejemplo, puntos de decisión, períodos de espera, tareas que se tienen que volver a hacer con frecuencia (repetición de tareas o tareas duplicadas) y ciclos de retroalimentación Este tipo de diagrama de flujo es útil para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.
Un flujograma de ejecución representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos. Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes. Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.
EJEMPLOS DE COMO REALIZAR UN DIAGRAMA:
CONCLUSION:
Los diagramas de flujo Son modelos tecnológicos usados para entender los rudimentos de la programación. La búsqueda binaria es el método más eficiente para hallar elementos en un arreglo ordenado.
GRACIAS!!
INTEGRANTES:
- Diana Ramírez
- Yacquelin Merlin
- Lucia Garcia
- Jesús Sosme
Muy buena información, es muy concreta y detallada
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